給日本教授的套磁郵件的注意事項
2024-06-28 16:42:27 來源:中國教育在線
給日本教授的套磁郵件的注意事項,很多同學對于這個問題有疑問和不解,那么下面就跟著中國教育在線的小編詳細了解一下吧。
1.語法準確無誤
在電子郵件中看到錯誤是很使人厭煩的。尤其對于大學教授而言,他們通常對文字具有更高的敏感性,同時也對語言上錯誤有更低的包容性。所以你要在寫完后檢查語法和拼寫。使用錯誤語法只會降低自己在收件人眼中的公信力,這種錯誤往往成本太高,還是避而遠之為好。
2.言簡意賅
人們的注意力是有限的,每個人都想盡快讀完郵件,提高工作效率。大學教師們每天都要接觸大量的文字內(nèi)容,在讀郵件的時候尤其不喜歡冗長復(fù)雜的長篇大論。因此,盡可能在你的電郵中使用簡單明了的英語。比如,用“buy”而不要用“purchase”。避免陳詞濫調(diào),像是“最后但并非最不重要的”,盡量用直接而有禮貌的表達方式來寫郵件。
3.適當?shù)母袷?/p>
你郵件的所有內(nèi)容盡量不要都放在一段,這會使讀者很難理解你的意思。為了便于教授清晰快速地讀出你的意思,最好把郵件的內(nèi)容分為幾段式。還要避免有很多從句的長句復(fù)雜句。有邏輯地組織你的文章,包括要點,標題和用于說明的副標題。
4.有力的主題
我們每天在收件箱里會收到大量的電郵。教授們也一樣,每天都有大量的郵件需要處理。想讓你的郵件脫穎而出吸引教授注意的話,給它起一個吸引眼球的主題就很重要了。主題的選擇還要確保和電郵內(nèi)容密切相關(guān)。同時,如果回復(fù)時能換個套磁信郵件主題,就會比默認的“回復(fù):”好很多,也會便于教授快速了解信件內(nèi)容。
5.正確地發(fā)送
把郵件發(fā)給正確的接收人是很重要的。沒人想在收件箱中看到與自己無關(guān)的電子郵件。試想一下,如果把本要發(fā)給田中教授的信發(fā)給了山田教授,那么山田教授收到以“田中教授”開頭的郵件時的心情也就可想而知了。更關(guān)鍵的是,我們的整個留學申請可能就此被中斷。因此,在發(fā)送之前一定要檢查一下收信人及抄送人(如果有的話),確保我們的信件順利到達正確的收件人手中。
6.適當?shù)拇朕o
像緊急、重要這類的`詞旨在抓住讀者的注意力。如果在不必要的時候使用這些詞,你的郵件對收件人來說就會顯得沒有價值。而且在留學申請過程當中,教授們不希望看到這類給人急迫感的用詞。所以,慎重使用“緊急”,只在真正必要的時候才選取這類詞匯。
7.了解目標群體
你要清楚你的郵件是要寫給誰的。出于這個目的,你應(yīng)該十分了解你的讀者,在你寫郵件之前必須清楚地知道他們想要看到什么。這就要求你在聯(lián)系教授之前,盡量充分了解教授的相關(guān)研究,做到有備而來。
8. 給出回復(fù)的截止日期
如果你的郵件需要回復(fù),那么郵件中應(yīng)該給回復(fù)人明確指出截止時間。但是在留學申請的郵件中,通常不贊成為教授指明回復(fù)日期,而是盡量用委婉地話語來提醒教授看到郵件后記得回復(fù)。
9. 給出明確的行動指令
如果你的郵件要求讀者完成某項行動或任務(wù),那么指令應(yīng)該清晰明了。比如說在聯(lián)系教授的時候,你想要讓教授回答自己提出的一個關(guān)于申請的疑問,那你就最好明確寫出希望教授對這一問題進行回復(fù)。
以上內(nèi)容就是小編為大家整理的跟教授溝通時需要注意的九大事項,對于教授的套磁 回復(fù)內(nèi)容大家一定要重視起來,并且應(yīng)盡快回復(fù),和教授保持良好且有效的溝通是你走向成功的關(guān)鍵。
以上就是“給日本教授的套磁郵件的注意事項”的全部內(nèi)容了,希望小編整理的資料能幫助到考生。如果想要了解更多相關(guān)資訊,歡迎關(guān)注留學頻道,為您提供更多精彩內(nèi)容。
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